Электронный документооборот: когда и кому нужна автоматизация

Деятельность любой современной компании сопряжена с оформлением разнообразных документов. Сюда входят договора, счета, накладные, платежные поручения, отчеты. Они проверяются во всех инстанциях, проводятся, заверяются, анализируются, отправляются в архив. Каждый человек может ошибиться, забыть передать бумаги, опоздать или даже потерять важные экземпляры. В результате страдает работа других специалистов и целых подразделений. Единственный способ сократить время на обработку документов, исключить задержки, снизить риск ошибок – автоматизировать документооборот.

Что дает компании внедрение электронного документооборота

Автоматизация преследует три основных цели:

  • ускорение процессов обработки многочисленных документов на разных ступенях;
  • формирование систематизированного архива с доступом для всех пользователей системы;
  • качественный контроль и управление статусами.

Целесообразность введения электронной системы определяется индивидуально для каждого предприятия. Особенно нуждаются в инновационных решениях те компании, которые имеют множество филиалов, расположенных на удалении друг от друга, а также те, чья работа сопряжена с «бумажными» операциями.

Полезен электронный документооборот для руководителей, стремящихся постоянно все контролировать самостоятельно. Она позволяет избежать завалов бумаг на рабочем столе, предупредить действия недобросовестных менеджеров, исподтишка перекладывающих свою ответственность на начальство.

Виды и функции автоматизации

В зависимости от масштабов и особенностей деятельности компании, использовать можно как простые, так и сложные решения. В первую группу относятся Excel и Access. Их внедрение практически не требует вливания денежных средств. Но они малоэффективны для среднего и крупного бизнеса.

Комплексная автоматизация документооборота располагает более широкими возможностями. Одно из лучших решений – Comindware СЭД. Его главные задачи также заключаются в ускорении и упрощении обработки документов. Дополнительно с помощью этой платформы можно работать со структурированной информацией, распознавать документы, запускать следом бизнес-процессы. Программа легко интегрируется с серверным оборудованием и облачным хранилищем, что позволяет подобрать наиболее удобный кейс для архивирования документации. Она работает на любом девайсе – от ПК до смартфона.